Fanpage : HMDA SADHATA
E-mail : info@sadhata.com

Profil & Proker : Sekretaris HMDA Sadhata

 

PROGRAM KERJA SEKRETARIS
HMDA DIII DESAIN ARSITEKTUR SADHATA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO
2012

PENDAHULUAN
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kita rahmat dan hidayah-Nya serta kesehatan kepada kita.
Sekretaris merupakan bagian dari pengurus Himpunan Mahasiswa DIII Desain Arsitektur-SADHATA yang mendapatkan amanah untuk mengelola data himpunan, korespondensi serta menertibkan  bidang administrasi dan kesekretariatan.
Rancangan program kerja sekretaris dalam kepengurusan periode setahun kedepan,tidak jauh berbeda dengan kepengurusan periode sebelumnya. Sekretaris akan melanjutkan tugas dari sekretaris tahun sebelumnya secara optimal. Untuk itu,kami mengharapkan partisipasi dari semua pihak  agar seluruh program kerja dapat mencapai parameter keberhasilan yang telah direncanakan.

VISI DAN MISI

VISI
Mewujudkan sistem yang terkoordinasi dalam hal korespondensi dan administrasi sesuai dengan standarisasi yang ada dalam Kepengurusan Himpunan Mahasiswa DIII Desain Arsitektur 2011.

MISI
1.       Pengelolaan dan pemiliharaan inventarisasi kesekretariatan
2.       Koordinasi dan sosialisasi secara korespondensi dengan departemen.
3.       Pengarsipan sistem administrasi


PROFIL SEKRETARIS
Sekretaris I         :
Nidha Karinda Afsari
21020110060017
Sekretaris II:
Fitra
21020110060028

PROGRAM KERJA
I.              Penyusunan Program Kerja HMDA
Tujuan Kegiatan
Mendata dan menyusun program kerja semua departemen HMDA 2012.
Pelaksanaan Kegiatan
Awal kepengurusan
Bentuk Kegiatan
Penyusunan program kerja semua departemen HMDA 2011
Anggaran Dana
Rp 10.000,00
Penanggung Jawab
Sekretaris I : Nidha Karinda Afsari
Parameter Keberhasilan
1.       Program kerja semua departemen HMDA 2012 telah diajukan pada Pembina HMDA dan Ketua Jurusan.
2.       Program kerja terdata dan tersusun rapi.


II.            Pembuatan Data base Pengurus
Tujuan Kegiatan
Mendata seluruh pengurus HMDA 2012
Pelaksanaan Kegiatan
April 2012
Bentuk Kegiatan
Pengisian form data base dan pengumpulan foto pengurus HMDA 2012.
Anggaran Dana
Rp 80.000,00
Penanggung Jawab Kegiatan
Sekretaris II : Fitra
Parameter Keberhasilan
Profil pengurus HMDA 2012 terdata secara rapi.

III.          Menyusun dan mensosialisasikan Standard Operation Procedure
Tujuan Kegiatan
Standarisasi operasional berkorespondensi dalam organisasi.
Pelaksanaan Kegiatan
Setelah pertemuan sekretaris Himpunan dan sekretaris BEM dan kegiatan TLMT.
Bentuk Kegiatan
Menyusun standarisasi untuk berkorespondensi dalam organisasi.
Anggaran Dana
Rp 100.000,00
Penanggung Jawab
Nidha Karinda Afsari
Parameter Keberhasilan
HMDA 2012 menjalankan korespondensi dalam berorganisasi sesuai dengan standarisasi yang ada.

IV.        Pengelolaan Sistem Administrasi Organisasi
Tujuan Kegiatan
Menginventarisasi surat masuk dan surat keluar serta pamphlet masuk dan pamphlet keluar.
Pelaksanaan Kegiatan
Setiap terdapat surat masuk dan keluar serta pamphlet masuk dan keluar.
Bentuk Kegiatan
Merekap surat masuk dan keluar serta pamphlet masuk dan keluar dalam lingkup HMDA.
Anggaran Dana
-
Penanggung Jawab
Sekretaris 1
Sekretaris 2
Parameter Keberhasilan
Surat masuk dan keluar serta pamphlet masuk dan keluar terdata dan terarsip dengan rapi.

V.            Mengelola Sistem Administrasi Fisik Kesekretariatan
Tujuan Kegiatan
Menjaga Ketertiban Pengelolaan Inventarisasi dan Kesekretariatan.
Pelaksanaan Kegiatan
Setiap Pelaksanaan Rapat
Bentuk Kegiatan
Pengadaan:
1.    Agenda Rapat
2.    Time Line
3.    Pengecekan dan pendataan proposal
4.    Pendataan dan pengelolaan inventarisasi  kesekretariatan.
Anggaran Dana
-          Rp 20.000,00
Penanggung Jawab
Nidha Karinda Afsari
Parameter Keberhasilan
Terpenuhinya kebutuhan kesekretariatan untuk menunjang kelancaran kegiatan HMDA.

VI.          Rapat Koordinasi Sekretaris Departemen
Tujuan Kegiatan
Mengkoordinasi kesekretariatan tiap departemen.
Pelaksanaan Kegiatan
Setiap akhir bulan selama kepengurusan.
Bentuk Kegiatan
1.    Rapat rutin sekretaris dari pengurus harian dengan sekretaris   tiap departemen
2.     Pendataan File kegiatan Departemen
Anggaran Dana
-
PenanggunJawab
Sekretaris I
Sekretaris II
Parameter Keberhasilan
Terlaksana 8 kali dalam satu periode kepengurusan

VII.        Penyusunan LPJ Akhir
Tujuan Kegiatan
Menyusun LPJ dengan rapi dan terkonsep.
Pelaksanaan Kegiatan                              
Akhir kepengurusan HMDA 2012
Bentuk kegiatan
Penyusunan LPJ setiap kegiatan HMDA 2012
Anggaran Dana            
 Rp 120.000,00
Penanggung Jawab Kegiatan 
Nidha Karinda Afsari
Parameter Keberhasilan Kegiatan
Semua hasil kegiatan HMDA dan pertanggungjawaban kegiatan dapat tersusun rapi dan terperinci.

VIII.      Tabungan Arsip
Tujuan Kegiatan
Mendokumentasikan setiap kegiatan HMDA dan mengolah proposal/LPJ dengan baik dan teratur.
Pelaksanaan Kegiatan                              
Setiap diadakannya kegiatan HMDA 2012
Bentuk kegiatan
Pengarsipan Proposal dan LPJ  serta dokumentasi setiap kegiatan HMDA 2012 per departemen.
Anggaran Dana            
-          Rp 50.000,00
Penanggung Jawab Kegiatan 
Febi Ghoniyu Naafi’ah
Parameter Keberhasilan Kegiatan
Hasil kegiatan dan pertanggungjawaban  HMDA 2012 dapat terarsip dengan baik.


PENUTUP
Demikianlah rancangan program kerja sekretaris ini kami buat. Segala permasalahan kesekretariatan harus lebih terorganisir dari tahun sebelumnya. Kami sangat mengharapkan saran dan kritik untuk memperbaiki program tersebut serta dukungan dan partisipasi dari semua pihak demi kelancaran program kerja tersebut.

0 Comments: